¿Cómo hacer el proceso de digitalización? Etapas de la transformación Digital

Cuando ya conocemos qué es la transformación digital, las claves que tenemos que tener en cuenta antes de realizar el proceso de digitalización, es el momento de iniciar la transformación digital de nuestra empresa.

Vamos a ver el proceso a través de etapas que siguen un orden, pero tenemos que comprender que muchas veces, estas etapas se van a solapar y es necesario realizar varias a la vez ¡Vamos con ello!

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1. Análisis y conocimiento de nuestra empresa y la situación actual

Vamos a transformar nuestra empresa de forma integral, por lo que debemos de conocerla muy bien. Puede parecer algo absurdo en un primer momento, es nuestra empresa ¿Quién va a conocerla mejor que nosotros? Y es así, conocemos muy bien lo que hacemos, pero necesitamos analizar nuestra empresa a fondo y de un modo crítico.

Tenemos que hacer un análisis crítico de nuestra empresa o proyecto, analizando nuestros procesos en cada departamento, desde la producción y la gestión de equipos hasta la logística y el marketing.
En este análisis tenemos que identificar principalmente dos cosas, qué procesos, estrategias y elementos tienen puntos de mejora, es decir donde creemos que podríamos ser mucho mejores y por otra parte qué es lo que deseamos, es decir, tener clara la situación actual y los objetivos que deseamos. De este modo nos será más fácil encontrar las soluciones y realizar la transición.

¿Cómo hacemos este análisis? Debe de ser un análisis profundo en el que siempre que nos sean de utilidad debemos de utilizar el análisis de todos los datos de los que dispongamos, pero también cualitativo, es decir, podemos preguntar directamente a nuestros empleados sobre la valoración de los procesos y estrategias.

Nos puede ayudar mucho también, el utilizar una persona o entidad externa, que nos ayude a valorar de forma más crítica y menos condicionada nuestra empresa y todos sus procesos, como hacemos habitualmente con las auditorías.

2. Análisis de la situación tecnológica, estado de la innovación y paradigmas actuales y futuros

De forma paralela al análisis de nuestra empresa, tenemos que hacer una investigación general de cuál es la situación de la tecnología y la innovación actual. Es una primera toma de contacto en la que tenemos que comprender cómo funcionan los procesos en la actualidad y cómo va a funcionar todo en el futuro para anticiparnos.

En este proceso comprendemos que hace la tecnología en la actualidad y que va a hacer en el futuro. Entenderemos así hasta donde podremos llegar con el uso de la innovación tecnológica y todas las mejoras y beneficios que puede suponer.

Así ya identificamos tendencias globales, tendencias que pueda haber en nuestro sector y tendencias que puedan involucrar a los diferentes departamentos y procesos.

Durante este análisis y más que análisis, investigación abierta, tenemos que recordar que no buscamos cosas que parezcan muy modernas, digitales o tecnológicas, sino soluciones y procesos globales que de verdad aportan mejoran sustanciales.

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3. Investigación y definición de las soluciones

Ya tenemos claro cómo funciona nuestra empresa, qué puntos de mejora tenemos y también tenemos un conocimiento global de cuál es la situación en cuanto a digitalización e innovación tecnológica, e incluso conoceremos algunas soluciones para cada área.

Ahora es el momento de hacer un análisis más profundo para cada una de las áreas de nuestra empresa, ya sea por departamentos o por temáticas globales, ya que, por ejemplo, la gestión de equipos y forma de trabajo afecta a todos los departamentos.

En este momento es posible que necesitemos de especialistas en algunas áreas para llegar a un mayor conocimiento mayor de que mejoras podemos implementar. Debemos de identificar qué soluciones de transformación digital se adaptan mejor a nuestro negocio, sobre todo desde el punto de vista del valor y el retorno que nos puede generar. Esto requiere una investigación profunda y un proceso de filtrado.

Una vez que tengamos identificadas las soluciones a implementar, tenemos que definirlas en detalle, teniendo claro cómo se va a implementar, qué beneficios va a tener y en consecuencia, que objetivos nos marcamos con ello y también cómo vamos a hacer el seguimiento de esta implementación y la consecución de objetivos.

En este punto son nuestros propios trabajadores de cada área quien más nos puede ayudar, ya que conoce al milímetro el día a día del funcionamiento de esa área y como se puede implantar. La transformación digital debe de ser un proceso de equipo, colectivo y colaborativo, frente a decisiones unilaterales.

4. Transición digital progresiva en la implementación

Lo primero que tienes que tener en cuenta es que la transformación digital es un proceso largo, que puede llevar mucho tiempo y que se debe de hacer de forma progresiva.

No se trata de tirar todo por la borda y cambiar radicalmente tu empresa. Si tu empresa funciona como hasta ahora, sigue haciéndolo tal y como lo hacías ya que evidentemente, eso te da los ingresos que mantienen tu empresa. Pero poco a poco ve implementando las soluciones de forma gradual y realizando ese proceso de transformación.

Lo que hoy en día funciona, probablemente no lo haga en unos años y las nuevas soluciones te van a ofrecer una mejora sustancial en todos los sentidos, pero debemos de hacerlo de forma gradual.

Una de las grandes mejorar de la transformación digital es la gran cantidad de datos de las que disponemos, que nos puede hacer sentirnos perdidos, por lo que es muy importante identificar qué datos nos ayudan más para evaluar y mejorar nuestros objetivos.

¿Cómo hago esta transición? Organiza y haz prioridades. Pregúntate qué soluciones son más fáciles de implementar en primer lugar. Siempre organizamos nuestra empresa para dedicar más recursos a aquello que nos genera un mayor retorno de la inversión y hacer esas tareas en primer lugar con total prioridad.

Esto es algo básico en la productividad laboral, pero ten en cuenta que muchos cambios de la transformación digital pueden ser muy fáciles de aplicar, no sean tan grandes y no requieran de inversión, por lo que son ideales para comenzar el proceso de forma gradual e ir preparando a tu empresa para los cambios más grandes. No generan un beneficio tan grande, pero te servirán de preparación para los cambios más grandes, que luego, serán más fáciles de aplicar gracias a estos.

Por otra parte, tienes que priorizar que cambios te van a traer un mayor retorno, dentro de todas las soluciones realizables, y ver cuáles puedes iniciar a largo plazo, cuáles puedes realizar ya y cuáles quizás no te salgan rentables y simplemente tengas que desechar.

Recuerda de nuevo que buscamos mejorar integralmente nuestra empresa y mejorar en resumen el retorno de nuestra inversión y nuestros resultados en general, por lo que, si alguna solución que habíamos valorado, simplemente no supone una mejora sustancial o no nos trae un retorno suficiente, no debemos de aplicarla.

5. Formación de la plantilla en competencias digitales y cultura de la innovación


Muchos cambios pueden implicar la utilización de nuevas tecnologías, programas, máquinas y procesos en las que evidentemente, la plantilla necesitará formación para comprenderlas y adaptarlas a la empresa.

Apuesta siempre por formación que sea necesaria y sobretodo de calidad, que aporte valor, ya que hay mucha formación disponible, y sobretodo online que tiene una baja calidad. Pero no nos quedemos simplemente con que la formación debe de ser tomar cursos para utilizar Excel o x programas, sino que debemos de formar a nuestra plantilla en transformación digital.

Es decir, crear una cultura de la innovación en la que estemos constantemente actualizándonos, identificando la evolución tecnológica y seamos capaces de diseñar y aplicar esta evolución a nuestra empresa de una forma más natural, sin tener que requerir cada pocos años a un proceso extenso como este.

El proceso de formación requiere de ir haciéndolo de forma previa a la implementación de nuevas soluciones y durante el proceso de implementación, al igual que luego, deberá de ser una actualización constante.

6. Seguimiento de la transformación y optimización de los cambios


Es el último paso, pero uno de los más importantes. Al igual que hacemos en nuestros procesos de producción o de marketing, tenemos que realizar un seguimiento de los cambios que hemos hecho, que está funcionando, que está fallando y que podemos hacer mejor.

Esto nos ayudará a seguir optimizando los procesos, las estrategias y los cambios para que podamos realizar el proceso de la forma adecuada, aprovechando todo el potencial y garantizando el retorno de la inversión.

¿Cómo analizamos estos cambios? Evidentemente, hacemos cambios integrales en muchas áreas diferentes, así que este dependerá de dónde nos encontremos. Cosas que quizás te orienten: seguro que, si has leído la guía, tienes claro que uno de los grandes beneficios es la gran cantidad de datos que nos aporta, así que utilízalos. Aprende a identificar los Kpis, es decir, lo datos que de verdad te den una buena visión de cómo se está realizando la transformación digital.

Márcate unos objetivos y define estos kpi´s ya en ese proceso en el que defines tus soluciones y cambios a implementar, antes de comenzar a realizar el proceso y aplicación de los cambios. Al fin y al cabo, no es muy diferente de cualquier proceso de producción o marketing.

Y también pregunta a tus clientes, distribuidores, proveedores y trabajadores. Muchos mejores las van a ver ellos de forma muy notable, desde un aspecto cualitativo. No tengas miedo en preguntar directamente a toda la gente implicada que se relaciona con tu empresa, incluso tus clientes.

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Miguel García

Miguel García

Graduado en Comunicación Audiovisual, me he especializado en el marketing digital, el posicionamiento SEO y la creación de contenidos para ayudar a las empresas a destacar en el mundo digital.

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