Qué es whatsapp business y por qué debes usarlo en tu empresa

Whatsapp business es la aplicación de whatsapp gratuita destinada a empresas de pequeño y mediano tamaño que les permite comunicarse con sus clientes. El servicio cuenta con un conjunto de herramientas que permiten clasificar y responder a los mensajes de forma ordenada y clasificada.

Esta herramienta de comunicación cuenta con todas las características de su versión convencional pero además se han añadido las funciones destinadas a profesionales. Whatsapp Business es una alternativa a otros servicios como Telegram para empresas. Vamos a ver las principales funciones de Whatsapp Business.

La aplicación se encuentra disponible tanto para iOS como para Android pero es incompatible con la aplicación normal. Al instalar la aplicación profesional se borran los datos y conversaciones privadas por lo que recomendamos utilizar números de teléfono diferentes. Los principales usos que permiten van destinados a la atención al cliente y a su uso como herramienta de marketing digital.

1. Cómo funciona Whatsapp Business

Una vez que sabemos qué es whatsapp business, es importante comprender cómo funciona y las principales diferencias de whatsapp business vs whatsapp normal. La aplicación cuenta con una interfaz muy similar a las de la versión normal pero añade nuevas funcionalidades enfocadas al uso profesional. Todas estas funciones podemos configurarlas desde el menú de «ajustes de empresa». A continuación puedes ver las funciones y herramientas que caracterizan el servicio.

1.1. Perfil de empresa

El perfil normal pasa a ser un perfil de empresa, con un conjunto de datos básicos. Este perfil permite indicar la ubicación, la categoría de la empresa, el horario comercial, la página web y la información de contacto vía email y teléfono.
Adicionalmente se puede incluir una descripción de la empresa, para explicar su objetivo y funcionamiento. Además del enlace a nuestra web podemos incluir otros enlaces, como por ejemplo los de las redes sociales.

1.2. Etiquetas en las conversaciones

Las conversaciones se pueden categorizar mediante etiquetas de colores que podemos personalizar libremente en función de nuestras necesidades y mover contactos de unas a ellas. Además podemos enviar mensajes a los componentes de cada etiqueta a través de listas de difusión, eso sí limitadas a 256 contactos.

Algunas de las categorías que podemos generar por ejemplo son según si son nuevos clientes, clientes que han solicitado información, si han solicitado algún servicio técnico, cambios o devoluciones… También podemos utilizarlo por ejemplo para los distribuidores o proveedores. No obstante la categorización es libre.

1.3. Respuestas rápidas en Whatsapp Business

Las respuestas rápidas son otra de las opciones que podemos configurar desde las opciones de empresa de Whatsapp Business. Se tratan de pequeños mensajes que podemos escribir y guardar previamente. Durante cualquier conversación podemos utilizar estos mensajes con el el símbolo /

Por ejemplo, podemos guardar un mensaje (gracias por confiar en nosotros) como /gracias y al escribir esto en el chat nos aparecerá instantáneamente el mensaje completo.

1.4. Automatización de mensajes

Los mensajes automatizados están limitados a 200 caracteres y se pueden enviar de bienvenida personalizados, para nuevos contactos o cuando llevamos un período de inactividad con este usuario de más de 14 días.
El otro tipo de mensajes que podemos automatizar son los de ausencia, cuando estemos fuera del horario de atención que  hemos indicado previamente. Debemos tener en cuanta que funciona como la aplicación normal por lo que estos mensajes no se enviarán si no disponemos de conexión.

1.5. Estadísticas sobre los mensajes

Otra de las opciones que plantea la aplicación es la de revisar las estadísticas sobre los mensajes, no obstante, esta función es muy básica y solo da datos sobre el total de los mensajes enviados, recibidos por nosotros y por los destinatarios y los mensajes leídos. Las estadísticas de whatsapp business es una de las grandes diferencias con el whatsapp normal.

2. Beneficios de usar Whatsapp Business

Una vez que sabemos cómo funciona Whatsapp Business debemos valorar si las funciones cumplen con nuestras necesidades y ver cuales son sus beneficios. Algunos de los beneficios principales de usar esta aplicación son:

• Es un servicio muy popular: Whatsapp cuenta con más de 2 billones de personas registradas y millones de usuarios activos. La aplicación se ha convertido en un esencial de los smartphones. 
• La tasa de apertura de los mensajes es muy alta: La tasa de apertura de los mensajes se encuentra en torno al 70% y es muy superior al de otros canales de comunicación con el mismo uso como el email marketing, que cuenta con una tasa de apertura de en torno al 20%.
• La comunicación es más directa y cercana: Actualmente la gente usa la aplicación a diario, de forma constante y natural como medio de comunicación. Esto permite que la comunicación sea más cercana con el cliente y se realice de forma más natural, algo que puede beneficiar mucho a ciertas imágenes de marca y supone un gran beneficio para la atención al cliente. Algún cliente podría tener reticencias a realizar una llamada, sin embargo la barrera no es tan grande al realizarlo a través de WhatsApp.
• Amplio potencial de mejora: Whatsapp Business pertenece a Facebook, un gran compañía y se trata de un producto joven, con una gran capacidad de mejora. Contar con ello como herramienta de marketing y comunicación desde ya te garantiza una ventaja frente al futuro. Algunas de las mejoras que se añadirán próximamente son la inclusión de catálogos de productos.
• Podemos integrarlo en nuestra web: Ya existen plugins para wordpress y otros cms que permiten integrar whatsapp business en nuestra web, como una forma más de comunicación, sustituyendo a los clásicos chats.

Por otra parte también debemos de considerar algunos inconvenientes que posee y que otras opciones gestionan de mejor forma. Los principales inconvenientes con los que nos vamos a encontrar al  usar Whatsapp Business son:

• Privacidad/intrusismo: Whatsapp protege mucho la privacidad, siendo necesario que las personas incluidas en agenda nos tengan guardados como contacto en su agenda y viceversa. De igual modo se limitan las funciones para evitar el spam, al solo incluir un máximo de 256 personas en las listas de difusión. Esto es una gran desventaja frente a los canales de difusión Telegram
• Herramienta muy joven: La aplicación es muy reciente y aún tiene mucho camino por recorrer. Las funciones son muy limitadas y aspectos como las estadísticas muy básicos.