Trello es un herramienta de gestión de tareas y productividad, con una interfaz simple, muy fácil de usar y organizada en una estructura de tableros basada en la metodología Kanban. Trello sirve para organizar prácticamente cualquier cosa, aunque se usa en el ámbito profesional, podemos usarlo para organizar nuestra vida privada en el día a día o cualquier otro proyecto que tengamos.
Trello no se limita a los tableros, ya que como veremos más adelante, nos permite crear equipos, añadir etiquetas y prioridades, poner fechas de vencimiento de las tareas, además de otras funciones que podemos expandir con los llamados «power-ups» de Trello, extensiones que se instalan y nos permiten conectar otras aplicaciones, añadir funciones de automatización e incluso crear un CRM.
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Contenidos
1. ¿Para qué sirve Trello?
Trello sirve para la gestión de tareas y proyectos de cualquier tipo, ya sea en la vida profesional o en en el ámbito privado. Además de la gestión de tareas Trello se puede expandir con nuevas funciones y darle otros usos com por ejemplo un crm para gestionar clientes.
2. ¿Qué es la metodología kanban en la que se basa Trello?¿Cómo funciona Trello?
La metodología kanban fue creada por Toyota dentro de sus procesos de producción «just in time» (justo a tiempo). El nombre viene de la palabra japonesa Kan (visual) y Ban (tarjeta). Esto es lo que nos encontramos en Trello un sistema de tableros con tarjetas de una forma muy visual que aprenderemos a utilizar en el siguiente apartado.
La metodología Kanban se basa en ver de un golpe de vista todas las tareas y el estado en el que se encuentran, pudiendo ver cuáles están pendientes, cuales están en proceso y cuáles se están terminando. Es un proceso dinámico en el que estamos constantemente moviendo esas tarjetas y tareas de estado dentro del proceso. También le da mucha importancia a la prioridad de las tareas de forma que podemos optimizar nuestro trabajo para finalizar primero las tareas más importantes.
3. ¿Cómo usar trello? Tutorial completo
Como veíamos Trello se centra en la metodología Kanban y toda su interfaz y se centra en esa metodología. En Trello usamos un panel principal en el que se encuentran los tableros de cada proyecto y donde también podemos gestionar los equipos que tenemos creados. Dentro de cada tablero tenemos un panel donde vamos añadiendo tarjetas en diferentes columnas y podemos mover esas tarjetas según nuestras necesidades.
Ahora que hemos comprendido el porqué de la estructura y forma de trabajo, en las siguientes secciones vemos como crear tableros, tarjetas y cómo gestionar tareas con Trello en profundidad.
3.1. Creación y gestión de tableros en Trello
La interfaz de Trello es muy sencilla y fácil de usar, para crear un tablero tan solo tenemos que darle al símbolo de + en la parte superior derecha y darle a crear un nuevo tablero. Tenemos que entender que los tableros representan al proyecto y no a las tareas. Por lo tanto tenemos que crear al menos un tablero por proyecto. Si nuestro proyecto es muy grande podemos crear varios tableros para dividir este proyecto en distintos subproyectos, ramas o departamentos.
Por ejemplo, en un departamento de marketing digital podríamos crear un tablero para gestionar las tareas técnicas de la web, otro para gestionar el SEO, otro para el SEM, otro para el blog y otro para las redes sociales. Dentro de cada tablero tendremos todas las tarjetas agrupadas en columnas. Las tarjetas representan a las tareas y las columnas el estado en el que se encuentran las tareas o adicionalmente el tipo de tareas.
También podemos crear otras columnas adicionales como por ejemplo para poner los datos de acceso a las herramientas que necesitamos en ese proyecto para agregar notas adicionales, ideas para el proyecto o temas que comentar en la próxima reunión.
3.2. ¿Cómo gestionar tareas con Trello?
Para gestionar nuestras tareas tenemos que crear varias columnas con el estado de las tareas, no tienen que ser necesariamente las de la captura pero sí que tienen que representar el estado en el que se encuentran. En el ejemplo que te pongo utilizo los estados (columnas) pendiente, en proceso, a revisar y terminados y comunicados pero puedes utilizar otras distribuciones como por ejemplo sin asignar, realizando, enviado y recibido o cualquier otro nombre que identifique el proceso dentro de tu proyecto. Lo importante es que tengas claro en todo momento en que estado se encuentra cada tarjeta, es decir, cada tarea.
Una vez creadas las tareas podemos ir pasándolas de un estado a otro. No es un proceso necesariamente lineal con principio y fin, podemos pasar una tarea a revisar y tras revisarla, devolverla a en proceso. También puede que cambie la prioridad de una tarjeta que está en proceso y surjan otras con mayor prioridad y decidamos dejarla en pendiente hasta terminar el resto.
Como veíamos, en el método que usar Trello la prioridad de las etiquetas,algo que podemos definir mediante las etiquetas de las tarjetas y mediante la fecha de vencimiento. Podemos utilizar las etiquetas y definir qué colores representan prioridad alta, media o baja, y añadirle ese color y título a la etiqueta. Podemos personalizar las etiquetas como queramos y añadir otras nuevas.
La fecha de vencimiento también es importante para tener en cuenta la prioridad de las tareas. En cada ficha tenemos la opción de elegir de forma sencilla cuando termina. Esto nos ayudará a llevar un seguimiento de las tareas que también podemos ver en el modo calendario. También podemos personalizar la portada, añadir archivos adjuntos que ayuden en la realización de las tareas y añadir checklist para ir marcando que vamos cumpliendo dentro de una tarjeta.
3.3. Creación de equipos en Trello
Los equipos de Trello son muy útiles cuando tenemos por ejemplo diferentes departamentos o proyectos que involucran a un grupo de gente diferente. De esta forma podemos crear un equipo y añadir todos los tableros que pertenezcan a equipo. Así podemos dividir todos los tableros en diferentes equipos para organizarlo mejor.
3.4. Aumenta las funcionalidades de Trello con los Power-ups
Si ya has trabajado alguna vez con la aplicación te preguntarás ¿Qué son los power-ups de Trello? Básicamente son un conjunto de extensiones que puedes añadir a tu Trello para ampliar las funcionalidades que tiene. De esta forma por ejemplo puedes automatizar ciertas acciones o tareas, conectar tu Trello con otras aplicaciones externas y muchas más opciones.
4. Bonus: Consejos para mejorar tu productividad
4.3. Necesitas un plan, planifica y ordena tus tareas
Uno de los mayores errores que afectan a nuestra productividad es no contar con un plan y comenzar a realizar las tareas sin ningún orden ni fundamento. Para ello es necesario realizar un plan en el que determinemos las tareas que vamos a realizar y cómo vamos a trabajar.
Establecer un orden de prioridad de las tareas es esencial. Debemos determinar cuales son las tareas más importantes y urgentes y situarlas las primeras en nuestro plan. Aquellas tareas importantes y urgentes deberán ser las primeras, seguidas de las tareas urgentes pero menos importantes.
Una vez que hayamos realizado las tareas urgentes debemos realizar aquellas tareas importantes pero de menor urgencia y posteriormente las que no sean urgentes ni importantes, optimizando el tiempo y terminando el trabajo en el momento adecuado.
El contar con un plan también nos permite saber qué necesidades tenemos y qué aspectos no son importantes. Muchas veces dedicamos demasiado tiempo a trabajos que son poco importantes o prácticamente irrelevantes.
4.2. Elimina las distracciones para ser más productivo
Uno de los grandes enemigos de la productividad son las distracciones. Cada vez que realicemos un trabajo debemos centrarnos única y exclusivamente en ello. Vivir en un mundo constantemente conectado aumenta las distracciones.
Leer el whatsapp o las redes sociales, tener activadas las notificaciones o revisar el correo constantemente distraen nuestra atención del trabajo importante que estamos realizando. También debemos evitar a aquellas personas que nos interrumpen de forma constante.
La planificación y organización de los trabajos a realizar es esencial. De igual modo no debemos distraernos con otras tareas y realizar más de una tarea a la vez. Esto alterará nuestro plan y no nos dejará centrarnos en aquellas tareas que son más importantes.
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4.3. Evalúa los resultados para mejorar la productividad
Una vez realizadas las tareas y finalizado el plan debemos evaluar los resultados de nuestro trabajo. Habitualmente cometemos el error de valorar nuestro trabajo por las horas que llevamos trabajando y no por los objetivos que hemos cumplido o las tareas que se han terminado.
La eficiencia está en alcanzar los resultados en el menor tiempo posible, no en trabajar más horas. En nuestro plan deberemos de dejar claro cuales son los objetivos y cómo vamos a evaluarlos.
El mayor enemigo de la productividad en muchas empresas, a pesar de trabajar con respecto a la consecución de objetivos, es que se valora mucho el horario de trabajo y el estar en la oficina, frente a la consecución real de los objetivos y otras opciones como el teletrabajo.
4.4. El tiempo en la productividad tiene muchos usos
Dedicar tiempo a las tareas como ya hemos visto es vital, y la productividad busca dedicar el menor tiempo posible para completar una tarea de forma eficiente, pero, también es importante dejar pasar el tiempo en algunos momentos.
Cómo puedes ver en nuestros artículos sobre qué es la creatividad y sobre el proceso creativo, la elaboración de ideas requieren de un tiempo, y de dejarlas en espera durante momentos de desconexión para generar nuevas ideas y relacionarlas con otras. Lo más importante es valorar qué tiempo necesitamos y cuando es más importante dedicarle tiempo a algo.
4.5. Desconectar del trabajo es tan importante como el propio trabajo
Haz pausas durante el trabajo que te permitan desconectar para volver a centrarte. Eso sí, al volver de las pausas debes de dedicar todo ese tiempo en la tarea que estás realizando y no continuar con las otras actividades que estabas realizando en la pausa.
Las largas jornadas de trabajo y no disponer de tiempo libre de ocio y desconexión son el aspecto que más perjudica a la productividad. El problema de la baja productividad se convierte en una bola de nieve que crece y empeora cuanto más tiempo se le dedica.
La desconexión permite mejorar nuestro enfoque durante las horas de trabajo. Alargar la jornada en escasas ocasiones es realmente necesario. Además podrás realizar actividades como el deporte, comer de forma más saludable y pasar tiempo con tu familia y amigos, mejorando tu estado de ánimo.
Otro de los principales problemas que solucionamos mediante la desconexión es la motivación frente a las tareas. Si desconectamos y descansamos del trabajo nos encontraremos más motivados para afrontar las nuevas tareas y conseguir nuestros objetivos.
